Pędząca globalizacja skłania coraz więcej osób do rozszerzenia swojej działalności poza kraj ojczysty, tworząc oddziały czy przedstawicielstwa. Podobne zjawisko możemy zauważyć również w Polsce, która jest celem kolejnych zagranicznych przedsiębiorców, chcących wkroczyć na nowy rynek, lub po prostu rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej. Jedną z wygodniejszych metod urzeczywistniających te dążenia jest założenie spółki, należy oczywiście pamiętać o różnicach dot. regulacji odnośnie konkretnych form prawnych, ale nie będzie dużym błędem stwierdzenie, iż zawsze umożliwi to zawieranie zobowiązań, nie w imieniu własnym, lecz spółki, ponieważ ta co do zasady odznaczać się będzie własną osobowością prawną – całkowicie innym tematem jest charakterystyka ułomności osobowości prawnej poszczególnych spółek, które pomimo pejoratywnego nazewnictwa nie różnią się w zasadzie niczym w zakresie możliwości zaciągania kolejnych zobowiązań.
Spółka z o.o.
Obierając perspektywę obcokrajowca, chcącego rozpocząć prowadzenie działalności w Polsce, pierwszym nasuwającym się pytaniem jest forma, jaką należałoby obrać, mając na celu osiągnięcie pożądanych efektów w najdogodniejszy dla przedsiębiorcy zagranicznego sposób. Decydując się na spółkę, warto rozważyć prowadzenie jej w formie z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej z o.o.). Charaktertyzująca się stosunkowo wysokim formalizmem spółka wymaga prowadzenia pełnych ksiąg handlowych, co z jednej strony może wiązać się z koniecznością oddania ich w ręce profesjonalistów – księgowych. Z drugiej strony, obligatoryjnie umożliwia szczegółową kontrolę przepływu finansów w przedsiębiorstwie, co byłoby niemożliwe w sytuacji prowadzenia zaledwie uproszczonej księgowości.
Odpowiedzialność za zobowiązania
Prowadzenie spółki wiążę się z określoną odpowiedzialnością, natomiast jak zostało wcześniej wspomniane, spółka posiada osobowość prawną, umożliwiającą zaciąganie zobowiązań w imieniu i na odpowiedzialność spółki. Spółka z.o.o. charakteryzuje się ograniczoną odpowiedzialnością wspólników za zawiązane przez spółkę umowy i odpowiadają oni, co do zasady, do wysokości wniesionego wkładu. Istnieją co prawda przypadki, konkretnie wskazane ustawą, w których rozszerza się podejmowaną odpowiedzialność, ale wiążą się one raczej z kwestiami formalnymi podczas zakładania spółki. Słowem przykładu warto przywołać art. 13 KSH o zaciąganiu zobowiązań przed wpisem spółki do rejestru, kiedy wspólnik działając w imieniu spółki samodzielnie zaciąga zobowiązanie, ponosi on nieograniczoną i solidarną odpowiedzialność ze spółką.
Wymagania podmiotowe
Po krótkim przedstawieniu należałoby zdefiniować grupę, jaką są obcokrajowcy i rysujące się różnice na płaszczyźnie tworzenia i prowadzenia działalności w Polsce. Zasadniczą kwestią jest pochodzenie obcokrajowca, pochodzący z USA i Szwajcarii, państw członkowskich UE, stowarzyszonych w EFTA, albo posiadających zezwolenia na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE czy czasowy obcokrajowcy nie mają względnie żadnych ograniczeń co do prowadzenia, albo udziału w formach prawnych, jakimi są spółki. Podobnie jest w przypadku uchodźców posiadających zgodę na pobyt tolerowany, ochronę czasową czy Kartę Polaka. Brak tych cech nie pozbawia jednak możliwości udziału obcokrajowców w obrocie krajowym, bowiem każdy z nich może być wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Analogiczna sytuacja rysuje się na płaszczyźnie spółek akcyjnych, spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych.
Tworzenie umowy spółki
Spółka może być tworzona, zarówno za udziałem osób fizycznych, jak i prawnych – tym samym, wspólnikiem spółki z.o.o może być inna spółka. Samo zawarcie umowy może nastąpić przed notariuszem, lub za pomocą systemu teleinformatycznego S24, prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Model tradycyjny zakłada sporządzenie umowy u notariusza, co umożliwia stworzenie szczegółowych rozwiązań umownych, oddających pożądane stosunki i możliwe zachowania między wspólnikami. Ponadto umożliwia to wyłożenie wkładów zarówno pieniężnych jak i niepieniężnych (aportów) – system teleinformatyczny przewiduje wkłady jedynie w formie pieniężnej. Z drugiej strony model internetowy pozwala na założenie spółki szybciej, bez zbędnych wymogów formalnych – korzystając ze wzorca umowy możemy założyć spółkę z dowolnego miejsca na ziemi. Do niedawna założenie spółki przez internet było dla obcokrajowca praktycznie niemożliwe, ponieważ system wymagał nr. Pesel, którego otrzymanie wiąże się z często skomplikowanymi do spełnienia przesłankami. natomiast po zmianie wzorca umowy, wymóg ten został zlikwidowany, a obcokrajowiec musi jedynie legitymować się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ten zaś można kupić u certyfikowanych dostawców.
*System S24 krok po kroku
1. Należy wejść na stronę internetową : https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna
2. Na dole strony odnaleźć ramkę „logowanie” i „utwórz konto” – strona poprosi nas o takie dane jak : adres e-mail, imię nazwisko i podpis elektroniczny. Na podany adres mailowy zostanie ponadto wysłany link do aktywacji konta.
3. Po założeniu konta i zalogowaniu się, należy odnaleźć zakładkę „Moje przedsiębiorstwa” i „Dodaj Nowe przedsiębiorstwo”. Strona ponownie poprosi nas o wpisanie określonych informacji : Nazwa Spółki, Forma prawnej, Opis działalności i jej siedzibę.
4. Po uzupełnieniu ww. danych strona przekieruje nas na właściwy panel odnośnie tworzenia spółki, po jego lewej stronie znajdziemy pola :
a) Dokumenty :
- Należy otworzyć „nowy dokument”, pojawi się lista dokumentów, pierwszym z nich jest „umowa spółki z o.o.” – jest to zasadniczy element zakładania spółki, po wypełnieniu wzorca umowy należy podpisać ją za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.
- Ponadto, analogicznie do ww. wzorca należy wypełnić dodatkowe dokumenty : listę wspólników, dane członków zarządu, oświadczenie o wniesieniu wkładów - jeśli zostały one wniesione przy zakładaniu spółki
b) Wnioski :
- Po wypełnieniu dokumentów należy złożyć wniosek „o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców” – jego opłata to koszt 250 zł. plus 100 zł za ogłoszenie spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
c) Sprawozdanie finansowe
d) Korespondencja
e) Rejestr zmian
ZUS
Prowadzący działalność w Polsce muszą pamiętać o odprowadzaniu składki na ubezpieczenie społeczne, potocznie nazywane ZUS-em – w przypadku prowadzenia spółki z o.o. wraz ze wspólnikiem ww. opłaty nie są wymagane. Nie dotyczy to jednak jednoosobowych spółek, których jedyny wspólnik jest traktowany równocześnie jako pracownik – w takiej sytuacji odprowadzenie składki jest na powrót obowiązkowe. Należy również pamiętać o kapitale zakładowym, wymaganym w wysokości min. 5000 złotych, kwota w przypadku spółki z.o.o., musi być pokryta w całości przed rejestracją spółki.
Rejestracja i dalsze kroki
Wybór jednej z metod za każdym razem jednak wiążę się z zarejestrowaniem spółki w rejestrze – Krajowym Rejestrze Sądowym i opublikowaniem jej w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dopiero kumulatywne spełnienie tych przesłanek umożliwia w pełni zgodne z prawem prowadzenie spółki. Co prawda, niezarejestrowana spółka może prowadzić legalną działalność, obowiązkową jednak jest sygnalizacja tego stanu poprzez dopisek w firmie spółki zwrotu „w organizacji”. Zawierając umowę przez internet cały proces rejestracji dzieje się niejako automatycznie, działając przed notariuszem należy pamiętać o nich jako dodatkowych, ale wymaganych formalnościach.
Informacje jakie podlegają ujawnieniu w KRS to m.in. :
1) firma i siedziba spółki,
2) przedmiot działalności,
3) wysokość kapitału zakładowego,
4) czas trwania umowy spółki
Po rejestracji spółki w KRS, w terminie 21 dni, wymaga się jej zgłoszenia lub aktualizacji informacji w Urzędzie Skarbowym wypełniając druk NIP-8. Ostatnim elementem jest zgłoszenie do CRBR – rejestru beneficjentów rzeczywistych – termin do jego wniesienia to 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS. Spółka z.o.o. jako ułomna osoba prawna może być zarejestrowana przez jej wspólników, jak również przez wskazanych przez nich pełnomocników, natomiast samo pełnomocnictwo do rejestracji spółki powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu.
Masz pytania lub wątpliwości co do przedstawionego tematu? Skontaktuj się z nami poprzez formularz w zakładce „Kontakt”. Dodatkowo, pragniemy poinformować, że Kancelaria świadczy usługi w języku angielskim jak i francuskim.
Autor wpisu:
Błażej Batoryna
asystent adwokata